1. Подготовка необходимых документов

Прежде всего, необходимо убедиться в том, что все документы и материалы, необходимые для проведения собрания, готовы. К ним относятся уведомление о проведении собрания, повестка дня, проекты решений и другие необходимые документы.

2. Определите детали проведения собрания

Дата и время проведения собрания.
Место проведения собрания.
Формат собрания (например, присутствие, онлайн).
3. Состав участников совещания

Запишите имена и должности всех участников (инициаторов), присутствующих на совещании. Это поможет установить наличие кворума и подтвердить легитимность собрания.

4. Зафиксируйте повестку дня

Перечислите все темы и вопросы, которые будут обсуждаться на собрании. Это важно для того, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и не отклонялись от установленной повестки дня.

5. Запись обсуждений и решений

Подробно запишите ход обсуждения каждого пункта повестки дня.
Зафиксируйте, какие решения были приняты. Если решение было принято большинством голосов, укажите, было ли оно принято или нет.
Поставьте дату и подпись на протоколе, чтобы подтвердить принятие решений и подписи всех участников.

6. Подпишите протокол.

После окончания заседания и ознакомления с протоколом его участники (инициаторы) подписывают протокол. Таким образом, протокол становится официальным и юридическим документом.

7. Заверение и хранение протоколов

Протоколы заседаний должны быть утверждены уполномоченным лицом или нотариально заверены, если это требуется по закону. Они должны храниться в архиве компании как важный юридический документ.

Заключение

Составление протокола внеочередного общего собрания акционеров участниками (сторонниками) ООО является важной процедурой, обеспечивающей фиксацию решений и обсуждений собрания на бумаге. Этот документ имеет юридическую силу и может быть использован в дальнейшем для подтверждения принятых решений. Соблюдение указанной процедуры обеспечит правильность составления и законность протокола.